CIO’s Staan Onder Druk: De Kostprijs van Verouderde ERP-systemen
In de snel veranderende zakenwereld staan Chief Information Officers (CIO’s) onder toenemende druk om te innoveren en snel te reageren op de eisen van de markt. Helaas zijn verouderde ERP-systemen een obstakel geworden dat zowel de concurrentiepositie als de veiligheid van organisaties ondermijnt. Ondanks dat veel bedrijven investeren in kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering, verliezen deze inspanningen hun effectiviteit als ze rusten op verouderde systemen. Uit gegevens van Microsoft blijkt dat het onderhoud van deze systemen tot wel 90% van het IT-budget kan opslokken.
In dit kader heeft Excelia, een Spaanse consultant gespecialiseerd in technologie en professionele diensten, het rapport “CIOs in de Touw” gepubliceerd. Dit rapport benoemt de acht belangrijkste signalen die bedrijven helpen te bepalen wanneer het tijd is om hun ERP-systeem te moderniseren.
Signalen van een Verouderd ERP-systeem
Moeilijke of onbestaande updates: Als het aanbrengen van patches een langdurig en kostbaar project is, of de fabrikant geen ondersteuning meer biedt, wordt het systeem een bron van risico.
Slechte integratie: Het is complex of onmogelijk om het ERP-systeem te verbinden met moderne oplossingen zoals CRM-systemen, geavanceerde analyse, e-commerce of mobiele apps.
Handmatige en inefficiënte processen: Activiteiten die geautomatiseerd zouden moeten zijn, zijn nog afhankelijk van spreadsheets, duplicatie van informatie of handmatig werk.
Beperkte mobiliteit en toegang: De afwezigheid van cloudversies, externe toegang of gebruiksgemak op mobiele apparaten beperkt de operationele flexibiliteit.
Onbetrouwbare of vertraagde informatie: Rapportages komen te laat, zijn incompleet of bevatten onnauwkeurige gegevens, wat de realtime besluitvorming bemoeilijkt.
Hoge onderhoudskosten: Het onderhouden van de infrastructuur, betalen van gespecialiseerde ondersteuning of het oplossen van incidenten verhoogt de kosten jaar na jaar.
Slechte gebruikerservaring: Interfaces die weinig intuïtief zijn, rigide en ver van moderne samenwerking staan, veroorzaken weerstand binnen teams.
Onvoldoende schaalbaarheid: Het ERP-systeem groeit niet mee met het bedrijf en past zich niet gemakkelijk aan nieuwe bedrijfsactiviteiten, dochterondernemingen of regelgeving aan.
Stappen om het ERP te Moderniseren
De modernisering van het ERP-systeem kan een gepland en gecontroleerd proces zijn als het strategisch wordt aangepakt. Begin met een diagnose van de kritieke systemen, identificeer risico’s en beperkingen, prioriteer belangrijke updates en pas nieuwe technologieën toe waar ze het meeste rendement opleveren. Voer veranderingen gefaseerd uit, zorg voor compatibiliteit, meet resultaten, en beheer de interne adoptie met duidelijke communicatie en training. Het is ook essentieel om samen te werken met een specialist om het proces te begeleiden, door ervaring en kennis te bieden en ervoor te zorgen dat elke technologische investering echte waarde genereert.
Zodra deze modernisering is voltooid, is de volgende stap de integratie van AI-agenten, die het ERP-systeem transformeren in een proactieve assistent die behoeften anticipeert, operaties optimaliseert en teams ontlast van repetitieve taken.
“ERP-systemen zijn essentieel geweest voor het integreren van processen en het bieden van controle aan organisaties. Maar zelfs de meest geavanceerde systemen vereisen nog steeds veel menselijke tussenkomst. AI-agenten zijn de volgende stap: ze analyseren gegevens, anticiperen op problemen en maken conversatie-interacties mogelijk, waardoor het ERP-systeem een proactieve assistent wordt,” vertelt Juan Pablo Plaza, Managing Director van Business Applications bij Excelia. Hij voegt eraan toe: “Voor een echte impact is het cruciaal om bij de implementatie een partner zoals Excelia te hebben, die ervaring en kennis biedt om bedrijven te begeleiden bij de modernisering van hun systemen en ervoor te zorgen dat elke technologische investering zich vertaalt in efficiëntie, flexibiliteit en duurzame groei.”
Excelia biedt oplossingen voor Business Applications die zijn ontworpen om systemen op een schaalbare en veilige manier te moderniseren, gebaseerd op drie pijlers: geleidelijke modernisering van ERP-systemen naar modulaire architecturen, slimme integratie die cruciale applicaties met elkaar verbindt voor een uniforme en realtime visie, en automatisering met geavanceerde analytics om processen te optimaliseren en datagestuurde besluiten te nemen. Dit alles wordt aangevuld met technologie governance en veranderingsmanagement-methodologieën om een soepele overgang te garanderen en systemen om te vormen tot continue transformatiemotoren.