Automatiseren: Is het de juiste oplossing voor saaie, repetitieve taken?
Voor jaren is de mantra “Automatiseer saaie, repetitieve taken” een soort dogma geweest in de wereld van IT en softwareengineering. Automatiseer het saaie. Automatiseer het repetitieve. Een krachtige en pakkende slogan die budgetten, licentieaankopen, architectuurveranderingen en interne reorganisaties rechtvaardigt.
De premisse is eenvoudig: als een machine in seconden kan doen wat een persoon uren kost, is de besparing gegarandeerd. Minder tijd. Minder fouten. Meer winstgevendheid.
Maar de werkelijkheid, zoals zo vaak in technologie, is complexer en ongemakkelijker.
Automatiseren is diepgaand begrip vereisen
Wanneer een taak door een persoon wordt uitgevoerd, blijven veel nuances impliciet: ze passen zich aan onvoorziene omstandigheden aan, lossen onduidelijkheden op en veranderen van context. Automatiseren vereist dat we al deze aspecten formaliserend vastleggen. Regels opstellen. Uitzonderingen identificeren. Falen voorzien. Nooduitgangen ontwerpen.
Met andere woorden: de processen beter begrijpen dan nodig is om ze simpelweg uit te voeren.
Daarom is automatiseren geen magie. Het is engineering. Het vereist investeringen, talent en tijd. En bovenal, onderhoud. Want eenmaal geautomatiseerd, kun je het stuur niet gewoon loslaten. Elke latere wijziging in het bedrijf, de software of de omgeving genereert een domino-effect dat iemand moet controleren, aanpassen en opnieuw valideren.
Automatiseren verplaatst werk, het elimineert het niet (en maakt het duurder)
Het resultaat is paradoxaal. Waar voorheen handmatige taken werden uitgevoerd door operationele profielen, zijn er nu pipelines die worden bewaakt door gekwalificeerde ingenieurs. De kosten verdwijnen niet. Ze verplaatsen zich. En vaak worden ze hoger, omdat er nu technische posities zijn, die schaarser en duurder zijn.
Ja, automatisering kan menselijke fouten verminderen. Maar het introduceert systemische kwetsbaarheid: processen die niet weten af te wijken van het script, die falen bij een eenvoudige niet-bekende case, en die afhankelijk zijn van een keten van met elkaar verbonden tools die niemand volledig begrijpt.
Wat als dat proces helemaal niet nodig is?
De echt transformerende vraag is niet hoe we beter kunnen automatiseren. Het is radicaler:
Wat als dat proces helemaal niet nodig is?
Echte disruptie komt niet van het automatiseren van bestaande taken, maar van het herontwerpen van het bedrijf zodat die taken volledig verdwijnen. Daar ligt het verschil tussen efficiëntie en transformatie.
- In plaats van het automatiseren van de gegevensinvoer van een formulier, kun je voorkomen dat je ze vraagt?
- In plaats van het programmeren van de reconciliatie van twee systemen, kun je er één ontwerpen?
- In plaats van het optimaliseren van een goedkeuringsstroom, kun je het beleid dat dit vereist heroverwegen?
Automatiseren versnelt. Herontwerpen transformeert.
Conclusie: sneller bewegen is niet genoeg
In een steeds digitaler wordende wereld, met toegankelijkere tools en complexere processen, is de verleiding om alles te automatiseren begrijpelijk, maar ook beperkt.
Het is niet genoeg om sneller te doen wat je al doet. De sleutelvraag is anders: doe je het juiste?
Technologie zou een katalysator van verandering moeten zijn, geen excuus om slecht ontworpen processen te behouden. Want als je een inefficiëntie automatiseert, dan is het enige wat je bereikt, het sneller uitvoeren ervan.
En dat is uiteindelijk geen vooruitgang.