De verouderde technologie op kantoor is niet langer alleen een operationele hinderpaal. Een onderzoek, uitgevoerd door Logitech in samenwerking met Workplace Intelligence, wijst uit dat 23% van de werknemers serieus overweegt van werkgever te veranderen vanwege het gebrek aan geavanceerde tools op de werkplek. Onder Generatie Z ligt dat percentage zelfs op 30%, wat rechtstreeks wijst op de relatie tussen technologische ervaring en het vermogen van bedrijven om talent vast te houden.
De kernpunten van technologische impact op kantoor in 20 seconden
- 23% van de werknemers overweegt over te stappen vanwege verouderde technologie.
- Voor Generatie Z loopt dat op tot 30%.
- 63% ondervindt technische problemen tijdens het werken op locatie.
- Gemiddeld kost het 25 minuten om een werkplek te vinden en in te richten.
- Er blijft een aanzienlijke kloof tussen de perceptie van HR-managers en medewerkers over productiviteit en faciliteiten.
Het rapport is gebaseerd op de antwoorden van 600 HR-verantwoordelijken en 1.350 medewerkers. De bevindingen tonen een duidelijke discrepantie tussen de organisatiegerichte visie en de dagelijkse ervaringen van de gebruikers van de werkplekken. Terwijl 68% van de HR-managers gelooft dat teams productiever zijn op kantoor, deelt slechts 38% van de werknemers die mening.
Deze discrepantie verklaart mede waarom veel terugkeerbeleid naar fysiek werken op weerstand stuiten. Het probleem gaat verder dan alleen de voorkeur voor thuiswerken; het wordt versterkt door het gevoel terug te keren naar een omgeving waar vergaderingen mislukken, apparatuur niet goed functioneert en kostbare tijd verloren gaat vóór de werkdag überhaupt begonnen is.
Een uur per dag verloren door technologische problemen
Volgens het onderzoek ervaart 63% van de werknemers technische storingen zodra zij op kantoor arriveren. De problemen reiken van onstabiele verbindingen tot verouderde computers en onbetrouwbare videovergadersystemen.
Meer dan de helft van de HR-verantwoordelijken erkent dat deze incidenten gemiddeld minstens een uur per dag aan productiviteit kosten. Deze verloren tijd ontstaat niet alleen door grote storingen, maar ook door kleine onderbrekingen zoals een niet-verbinden camera, incompatibele randapparatuur, inlogproblemen of audio- systemen die het team niet herkennen.
In een organisatie met honderden medewerkers kunnen deze minuten uitgroeien tot aanzienlijke onproductieve uren per maand. Bovendien beïnvloeden ze de perceptie van de werknemer over de organisatie. Een kantoor met inferiore technologie dan thuis geeft het gevoel dat fysiek werken obstakels creëert in plaats van oplost.
Logitech gebruikt de term Desk Dread om de vermeende frustratie te beschrijven die werknemers ervaren bij de gedachte aan een dag op kantoor. Hoewel dit onderdeel is van het commerciële beleid van het bedrijf, wijzen de onderzoeksgegevens op een herkenbaar probleem: als de dag op kantoor begint met moeite om een werkplek te vinden of apparatuur te activeren, wordt de weerstand tegen terugkeer tot iets concreets.
Het vinden van een bureau kost ook tijd
Het onderzoek wijst op een andere bron van productiviteitsverlies: het vinden en klaarzetten van een werkplek.
Gemiddeld besteden medewerkers 25 minuten aan het zoeken van een bureau, het aansluiten van hun apparaten en het inrichten van de werkplek. In sommige kantoren duurt dat zelfs meer dan 40 minuten. Voor iemand die drie dagen per week op kantoor is, kan die tijd oplopen tot bijna twee volledige werkweken per jaar, volgens schattingen in het rapport.
Deze kwestie komt vooral voor in hybride modellen zonder vaste werkplekken. Flexibiliteit kan onderbenutte ruimte verminderen, maar creëert ook een uitdaging voor de planning en reservering van werkplekken. Zonder een duidelijk reserveringssysteem kunnen werknemers onwetend aankomen, wachtend op een geschikte plek of zich afvragend of de benodigde voorzieningen beschikbaar zijn.
Het beheer van werkplekken wordt hierdoor een combinatie van technologische en organisatorische vraagstukken. Het is niet genoeg om simpelweg het aantal bureaus te verminderen of flexibel te werken; bedrijven moeten inzicht hebben in het aantal aankomende personen, de beschikbare resources en de bezettingsgraad gedurende de week.
Het reserveren van werkplekken probeert het hybride kantoor te stroomlijnen
Om hierop te anticiperen, stelt Logitech voor om betrouwbare apparatuur te combineren met tools voor ruimtebeheer. De Desk Booking-oplossing maakt het mogelijk om vooraf een werkplek te reserveren, de locatie of uitrusting te selecteren en te zien wie je collega’s zijn die op dat moment aanwezig zijn.
Dergelijke platforms kunnen onzekerheid rond hybride werken verminderen, afhankelijk van hoe ze worden geïmplementeerd. Een reserveringsysteem lost echter niet alle problemen op: connectivity issues, slecht onderhoud of een verkeerde indeling van de ruimte blijven bestaan. Wat het wel doet, is voorkomen dat medewerkers zonder informatie of voorbereiding op kantoor arriveren.
Voor organisaties leveren deze systemen waardevolle inzichten op over het daadwerkelijke gebruik van de werkplekken. Data tonen aan welke zones populair zijn, waar lege plekken blijven en op welke dagen de bezetting het hoogst is.
Die informatie kan worden gebruikt om kantoorruimte te herstructureren, het aantal werkplekken aan te passen of te beslissen waar vergaderruimtes en gedeelde apparatuur het beste kunnen worden geplaatst. Logitech stelt dat HR-managers die al gebruik maken van slimme reserveringssystemen verbetering zien in ruimtegebruik en organisatieflexibiliteit. Dit alles is gebaseerd op een studie die door het bedrijf zelf is georganiseerd.
De kantoorervaring moet concurreren met thuiswerken
De afgelopen jaren hebben veel professionals hun thuiskantoren verbeterd met betere schermen, camera’s, koptelefoons en betere internetverbindingen. Hierdoor zijn de verwachtingen ten opzichte van de kantooromgeving toegenomen.
Wanneer naar kantoor gaan betekent dat je gebruik moet maken van trage apparatuur, kostbare tijd verliest met het zoeken naar een werkplek of te maken krijgt met geluidsproblemen tijdens videovergaderingen, wordt fysieke aanwezigheid als een achteruitgang ervaren.
De kloof tussen de 68% van HR-managers die meer productiviteit op kantoor zien en de 38% van werknemers die datzelfde denken, wijst op een disconnectie die organisaties zouden moeten onderzoeken. Management waardeert mogelijk face-to-face samenwerking en supervisie, terwijl werknemers hun ervaring meten aan de hand van de tijd die ze nodig hebben om hun taken te voltooien.
De uitdaging ligt erin om kantoorruimte zodanig in te richten dat het iets biedt dat thuis moeilijk kan worden nagebootst: betere samenwerkingsruimtes, vloeiende vergaderingen, directe toegang tot middelen en een sterkere teamverbinding. Als fysiek werken wordt beperkt tot hetzelfde individuele werk, maar dan op een minder comfortabele plek, verliest het veel van zijn aantrekkingskracht.
Technologie zal het hybride model niet volledig oplossen, maar kan wel helpende hand bieden door een deel van de argumenten tegen terugkeer weg te nemen. Up-to-date apparatuur, stabiele netwerken, betrouwbare videoconferenties en eenvoudige reserveringsprocessen elimineren obstakels die niet in de werkdag thuishoren.
Veelgestelde vragen
Hoeveel werknemers overwegen van werkgever te veranderen vanwege kantoor technologie?
Volgens het onderzoek overweegt 23% van de werknemers serieus te switchen vanwege gebrek aan actuele technologie. Onder Generatie Z ligt dat percentage op 30%.
Hoeveel tijd gaat er verloren met het zoeken en klaarzetten van een werkplek?
Gemiddeld 25 minuten per dag, met in sommige gevallen meer dan 40 minuten.
Wat betekent Desk Dread?
Logitech gebruikt deze term om de frustratie te beschrijven die sommige werknemers voelen wanneer ze denken aan een dag op kantoor met onbetrouwbare apparatuur of ongemakkelijke processen.
Wat voegt een reserveringssysteem voor werkplekken toe?
Het maakt het mogelijk om de beschikbaarheid vooraf te weten, een werkplek te kiezen op basis van locatie of voorzieningen en inzicht te krijgen in het daadwerkelijke gebruik van de kantoorruimte.