In het dagelijks werk verloopt de communicatie niet altijd zo vloeiend als gewenst. Het is gebruikelijk dat teams continu schakelen tussen e-mail en chat, waardoor er bij elke overgang op het scherm of venster delen van de context verloren gaan. Dit kan erg frustrerend zijn: belangrijke links die verloren gaan na een vergadering, gesprekken die zich herhalen in verschillende kanalen, wat leidt tot meer verwarring en langzamere processen.
Deze gefragmenteerde vorm van communicatie is niet alleen ongemak; het vormt een belemmering die strategische informatie en waardevolle tijd doet verdwijnen. In plaats van losse tools te gebruiken, hebben teams een verbinding nodig die vergaderingen, berichten en bestanden binnen één omgeving samenbrengt. Dat is precies wat Zoom Team Chat biedt.
Bovendien, doordat het inbegrepen is bij de Zoom Workplace-licentie, vermijd je de complexiteit van contractbeheer voor aanvullende diensten of verspreide budgetten. Met de voortdurende ontwikkeling van het platform—met meer automatisering via AI Companion, multiplatform-connectiviteit en een gebruiksvriendelijke interface—kunnen teams beter worden gecoördineerd, up-to-date blijven en overal toegang krijgen tot alles vanuit één centrale plek.
Alle medewerkers geïnformeerd houden
Laten we eerlijk zijn, werknemers hebben geen tijd of geduld om voortdurend te schakelen tussen vergaderingen, telefoongesprekken en onzichtbare chats. Wanneer ze gedwongen worden te chatten in één applicatie, deelnemen aan een vergadering via een andere en de follow-up regelen per e-mail in een derde, verliezen ze de focus op belangrijke taken. Dit beïnvloedt uiteindelijk de productiviteit.
Zoom Team Chat fungeert als een gecentraliseerde ruimte die dat constante heen en weer minimaliseert. Het is de plek waar gesprekken ontstaan, acties worden uitgevoerd en iedereen op de hoogte blijft. Samen met de rest van het platform vormt het het vertrekpunt voor verbinding en samenwerking binnen teams.
Je kunt individueel of in groepen chatten, links en bestanden op één plek delen en snel informatie terugvinden met de ingebouwde zoekfunctie. Maar Zoom Team Chat is veel meer dan een instant messaging tool. Als medewerkers in een Zoom-vergadering zitten en een dynamisch debat ontstaat in de chat, maakt de continue chat-functie het mogelijk dat dat gesprek niet verloren gaat. Na de sessie blijven de berichten beschikbaar in Zoom Team Chat voor verdere follow-up, inclusief samenvattingen van AI Companion, opnames en andere gedeelde bestanden tijdens de bijeenkomst.
De continue chatfunctie tijdens vergaderingen is slechts één voorbeeld van hoe Zoom Team Chat als verbindend middelpunt fungeert, door interacties te integreren in één centrale ruimte. Als er bijvoorbeeld in Zoom Mail wordt gekeken, kan een belangrijk bericht direct worden gedeeld in een chat met slechts een paar klikken.
Evenzo, als je aan het chatten bent en je plotseling snel wilt bellen, hoef je alleen op het videocilinder te klikken om meteen een vergadering te starten. Daarnaast worden oproepen via Zoom Phone of voicemailberichten direct weergegeven in de chat van de betreffende persoon, zodat je het volledige communicatiegeschiedenis op één plek houdt.
Productiviteit met ingebouwde AI Companion-functies
Gebruikers van Zoom Team Chat hebben directe toegang tot de AI-mogelijkheden van Zoom AI Companion. Bij een overvloed aan ongelezen berichten helpt de AI snel bij het bijwerken door chatthreads samen te vatten.
Het samenvatten en analyseren van informatie is slechts het begin. AI Companion maakt het ook mogelijk om reactietijden te verbeteren door concept-berichten te schrijven met de juiste toon en lengte (zelfs via de mobiele app van Zoom Workplace). Als je bijvoorbeeld een afspraak met een collega wilt plannen, kan de AI direct vanuit de chat een vergadering inplannen.
Omdat AI Companion in staat is om informatie uit het hele Zoom Workplace-ecosysteem te raadplegen, kun je in de zijbalk gerichte vragen stellen over eerdere interacties, zoals: «Wat zei [persoon] over [onderwerp]?». De AI doorzoekt berichten en geeft een nauwkeurig samenvatting met directe links naar de bronnen, zodat je ze meteen kunt verifiëren.
Interne en externe communicatie verbinden
Het is gebruikelijk dat teams e-mail gebruiken voor contact met externen en een chat-app voor interne communicatie. Dit leidt echter tot gefragmenteerde kanalen, waarin e-mailgesprekken verdwijnen, bestanden verloren gaan en het lastig is om snel cross-channel informatie te vinden.
Zoom Team Chat helpt die kloof tussen interne en externe samenwerking te dichten. Beheerders kunnen toegangsrechten beheren en bepalen welke externe contacten lid kunnen worden van interne kanalen. Bovendien krijgen gebruikers visuele indicatoren wanneer er externe deelnemers in een chat zijn, zodat ze hun communicatie daarop kunnen afstemmen.
Gebruiksvriendelijk, beheersbaar en eenvoudig te migreren
Als je al een Zoom-licentie hebt, hoef je niets extra’s te doen om te starten; Zoom Team Chat is geïntegreerd in de Zoom Workplace-applicatie en je klikt simpelweg op het juiste pictogram. De vertrouwde interface maakt dat de leercurve minimaal is voor medewerkers.
Voor beheerders wordt het beheer gecentraliseerd via het Zoom-beheerportaal, wat het controleren van de volledige platformomgeving vereenvoudigt. Wil je overstappen vanaf platforms zoals Slack? Zoom biedt een speciale migratietool en handleidingen om chatgeschiedenis en inhoud naadloos te importeren. In tegenstelling tot andere oplossingen biedt Zoom Workplace een alles-in-één platform dat documenten, taken en digitale whiteboards combineert binnen één interface.