Het beheren en implementeren van een rampenherstelplan (Disaster Recovery, DR) is een uitdaging waar veel kleine en middelgrote bedrijven (kmo’s) zich voor gesteld zien, wat ze bijzonder ingewikkeld vinden. Volgens het rapport van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, dat is afgestemd op ISO 22301 en ook ISO 27001, worden kmo’s vaak geconfronteerd met aanzienlijke obstakels bij het implementeren van deze cruciale strategieën voor business continuity.
De barrières van Disaster Recovery in kmo’s
Het rapport benadrukt dat bedrijven en kmo’s de implementatie van DR vaak zien als een pijnlijk en duur proces. Deze negatieve percepties zijn gebaseerd op verschillende sleutelfactoren:
- Hoge Kosten: Veel kmo’s geloven dat de initiële implementatiekosten en de lopende onderhoudskosten van een DR-procedure verboden zijn. Gedacht wordt dat de benodigde hardware en software, samen met de gespecialiseerde technici, te duur zijn.
- Complexiteit van Systemen: Er bestaat een verkeerde perceptie dat DR-systemen ontzettend complex zijn. Deze angst om fouten te maken tijdens de inzet en bediening kan de bedrijven weerhouden van het implementeren van deze systemen.
- Gebrek aan Interne Middelen: Kmo’s werken vaak met een beperkt personeelsbestand, wat leidt tot het geloof dat ze onvoldoende menselijke en technische middelen hebben om een efficiënt DR te ontwerpen, te implementeren en te onderhouden.
- Gebrek aan Tijd: Het gebrek aan beschikbare tijd voor het al overbelaste personeel met dringende dagelijkse taken is een andere belangrijke barrière. Het implementeren van een DR kan worden gezien als een taak die te veel tijd in beslag neemt.
- Verwarde Prioriteiten: Kmo’s richten zich vaak op dringende dagelijkse activiteiten en stellen de planning en uitvoering van een DR uit, wat zij als minder belangrijk beschouwen.
De misvattingen ontkrachten
Om deze barrières te overwinnen, is het essentieel voor elk van deze punten op een praktische en realistische manier te benaderen:
- Betaalbare Kosten: Het implementeren van een DR hoeft niet prohibitief duur te zijn. In plaats van alle diensten 100% te repliceren, kunnen kmo’s zich concentreren op het behouden van de cruciale diensten op een aanvaardbaar niveau tijdens het herstel. Het beoordelen en prioriteren van de belangrijkste processen kan de kosten aanzienlijk verlagen.
- Operationele Eenvoud: DR-systemen kunnen zo complex zijn als het bedrijf beslist. Dezelfde technici die de productiesystemen beheren, zouden in staat moeten zijn om de backup-systemen te hanteren. De complexiteit kan beheerd worden door automatisering of vereenvoudigde manuele procedures, afhankelijk van de beschikbare middelen.
- Optimalisatie van Middelen: Hoewel kmo’s beperkt personeel kunnen hebben, zijn doorlopende training en motivatie van het technisch team essentieel. Investeren in opleiding kan de medewerkers voorzien van de nodige vaardigheden om een DR effectief te beheren.
- Tijdbeheer: Het is van cruciaal belang dat kmo’s specifieke tijd reserveren voor de implementatie en het onderhoud van DR. De steun van het management is vitaal om ervoor te zorgen dat deze activiteiten geprioriteerd worden en niet overschaduwd door de dagelijkse taken.
- Dringendheid onderscheiden van Belang: Het verbeteren en automatiseren van processen kan waardevolle tijd vrijmaken zodat technici zich kunnen concentreren op de planning en het onderhoud van de DR. Dit optimaliseert niet alleen middelen, maar zorgt ook voor een degelijke voorbereiding op eventuele noodsituaties.
De perceptie dat Disaster Recovery een pijnlijk en ingewikkeld proces is, kan worden ontkracht. Met een adequate herstructurering van middelen en de inzet van het management kunnen kmo’s een effectieve DR implementeren zonder grote gevolgen voor hun bedrijfsvoering. De sleutel ligt in voortdurende training van technisch personeel, het vrijmaken van tijd voor DR-taken en nauwe samenwerking op alle niveaus van het bedrijf. Zo kunnen kmo’s hun veerkracht en business continuity waarborgen in het geval van elk calamiteit.